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12 passos para ter uma reunião produtiva

O inicio de todos os passos efetivos dentro de uma empresa, é a reunião. Quando todos os envolvidos estão com a ideia clara do processo, mesmo que se no meio do caminho haja adaptações e mudanças, os resultados serão mais efetivos.


Mas a realidade é, que nos vemos encarando todos os dias reuniões improdutivas. Principalmente em época de pandemia, nossa rotina de trabalho está resumida em calls. (quem se identifica?). A maioria delas, extensas, cansativas e enquadrada no padrão do famoso: “um e-mail resolvia”.

Se você acha que algumas dessas reuniões são perda de tempo, você está certo, e vamos além, é desperdício de dinheiro também. Comece a contabilizar o valor da hora de trabalho de todos os participantes, somado a internet gasta (caso seja call), considerando uma reunião presencial, adicione a esse gasto a contratação de um espaço de reunião, ou a refeição de um restaurante e aí o céu é o limite de gasto para conquistar aquele job.

Interessados em te ajudar a otimizar esse investimento, reverter grandes resultados e ajuda-lo a desenvolver a habilidade de comandar reuniões. Desenvolvemos alguns passos que acreditamos ser simples de seguir, mas se você não os seguir, o seu encontro empresarial poderá se tornar um desastre total.

Amando ou odiando, você não poderá eliminar por completos as reuniões. Então é importante pelo menos domina-la e deixa-la ao máximo produtiva. Porque o quanto mais eficiente a reunião é, menos você precisará reunir.

Aqui estão os 12 passos que poderão te auxiliar:


1 – TENHA UM OBJETIVO CLARO


Geralmente as reuniões são feitas em busca de novas ideias, transmitir informações ou tomar decisões? ou todas as opções anteriores?

Não importa qual opção você escolherá, o que você não pode fazer é ir para uma reunião sem definir um desses objetivos. A primeira regra para uma reunião de sucesso é definir o porque dela, ter metas definidas e uma agenda concreta.

Grandes empresários relatam que não fazem reuniões simplesmente para encontrar a equipe. Eles dizem: “Se não tem propósito, não tem reunião”.

Um bom início de reunião é definir claramente o objetivo dela, as reuniões não são um encontro social, para encontros sociais são utilizados outros momentos e preferencialmente bem longe do local de trabalho. A reunião tem um único objetivo, transmitir objetivos empresariais, não estamos dizendo para ser rude com as pessoas, muito menos grosseiro, mas deixe aquela conversa paralela para o cafezinho, ou para um momento descontraído.


2- REUNA FORA DO ESCRITÓRIO


Quando você perceber que a reação facial, por gestos está sendo negativa, e as ideias começarem a ficar escassas, talvez seja o momento de levar a reunião para fora do escritório.

Leve sua equipe para uma cafeteria próxima, para um parque ou até mesmo um bar, as vezes a mudança de ambiente é o que precisa para a mudança de energia, e gerar boas ideias de volta a empresa.

Após a mudança de ambiente da reunião, confira com os participantes se eles acharam positiva a experiência, caso a resposta seja negativa, tente outros ambientes, nesses momentos nada é desperdício de tempo.

3 – ESTEJA PREPARADO

A chave do sucesso em liderar uma reunião é estar preparado. Depois que a reunião começar, forneça aos participantes um cronograma.

O cronograma deve incluir:

  • Uma lista de tópicos que devem ser cumpridos

  • Um briefing dos objetivos da reunião

  • Uma lista dos responsáveis e auxiliares do tema da reunião

  • Quem cuidará de cada tópico da reunião

  • Horário e local das próximas reuniões

  • Qualquer material de apoio que irá auxiliar os participantes na execução das tarefas.


E o mais importante, siga o cronograma!


4- CONVIDE POUCOS COLABORADORES


Antes de montar uma reunião, analise seu tema e veja que realmente está ligado diretamente a ele.

Se vier muito encarregados a sua mente, provavelmente seu tema poderá ser resolvido com um envio de e-mail.

O proposito das reuniões são tomar decisões, não apenas transmitir informações. Então reflita, quantas pessoas são tomadoras de decisões referente as questões que você precisa resolver?

Dessa forma você reduzirá pela metade os participantes, deixando sua reunião mais eficaz e otimizada.


5- NÃO SE ATRASE!


Infelizmente a cultura do brasileiro é de normalizar o atraso, não tem nada mais desrespeitoso do que atrasar em uma reunião.

Mas e se aconteceu um imprevisto? Não atrase mais que 5/10min, se perceber que irá se exceder, remarque a reunião.

Quando falamos de atraso, não estamos falando apenas do início, mas principalmente na finalização, é muito comum os profissionais acharem que as reuniões não precisam ter horário de finalização, que é um grande erro. As pessoas geralmente possuem agendas apertadas, com tarefas cirurgicamente programadas, se você se estender demais, as pessoas reduzirão a atenção em seu assunto, porque estarão preocupados no atraso da próxima tarefa, você não conseguirá transmitir a mensagem perfeitamente e dessa forma todos perdem.


6- APRESENTE EM PÉ


Geralmente uma apresentação em pé atraia mais atenção, os participantes conseguem ter uma visão sem obstrução de sua imagem, consequentemente a atenção também é intensificada.

Já observaram grandes apresentações, como as dos produtos Apple?

Ela é minimalista, apenas um telão e um palco, sem cadeiras, sem mesas, sem encosto, com isso a atenção é voltada completamente ao apresentador e material de apresentação.

7- DEIXE A CRIATIVIDADE FLUIR


As experiências e percepções são individuais, 3 pessoas podem vivenciar a mesma experiência, com certeza sairão 3 percepções diferentes do mesmo fato. Portanto toda ideia é válida.

O que vemos por aí é muita censura a criatividade. Você tem aquele funcionário que “viaja na maionese”? Que bom! Valorize, porque ele te abre portas que talvez você não acessaria sem sua ajuda. Um bom líder escuta e identifica o que poderia ser possível, da ideia que são inviáveis, dessas trocas sempre saem grandes estratégias.

Já ouviu falar em Brainstorm? Pois bem, é muito comum as empresas exigirem de seus colaboradores ideias, mas não saberem molda-las. O erro é quere-las prontas, engana-se porque um verdadeiro brainstorm é construído e lapidado em equipe.


8- NÃO PERCA O FOCO


Em todas as reuniões, ou em sua maioria, por alguma razão tem sempre um participante que tira o foco da reunião, contando histórias que não se conectam com os objetivos da reunião. E olha que somos fãs de sotyrtelling, mas quando não tem conexão com o tema da reunião, acaba facilitando o desvio do propósito do encontro.

Com certeza esse é o tópico mais difícil de se seguir em uma reunião, porque a perda do foco é mais fácil do que se parece, porém, seguindo as regras anteriores fica mais fácil identificar o início da distração. Contudo, quando isso acontece, o líder da reunião deve estar preparado e atento para retornar a equipe ao tema.

Fazer um escopo das diretrizes do tema, também é uma forma de direcionar as ideias e assim manter o foco na resolução.


9 – NÃO SEJA MULTITAREFAS


Se tem um momento para você não ser multitarefas, o momento é esse, foque totalmente na mensagem. Você já foi a aquela reunião que o responsável, interrompe a ideia para trocar o slide? Ou para realizar uma anotação importante, até mesmo para olhar no relógio e checar se está dentro do cronograma? Essas ações desviam a atenção completamente, além de estender a reunião e transparecer uma imagem de desorganização. Nós não querermos que isso aconteça, então aqui estão algumas dicas:

  • Determine as pessoas que: irá realizar as anotações, a que irá conferir o horário de duração da reunião, a que cuidará da apresentação, faça isso com todas as tarefas que julgar necessárias. Dessa forma a reunião terá mais foco e se tornará mais produtiva.

  • O tempo é sagrado para todos, e otimiza-lo é um bem geral. Já antecipe o que será colhido e exigido de cada participante da reunião.

  • Faça todos se desligarem de seus computadores e celulares, inclusive você. É comprovado que após 10 minutos de apresentação as pessoas são distraídas por um desses aparelhos. A menos que seja necessário, seja rigoroso no distanciamento dos aparelhos.

10- FAÇA REUNIÕES CURTAS

Não se assuste, mas 30 minutos é um bom tempo para sua reunião, após esse tempo os participantes irão se dispersar e com certeza a atenção ao tema será reduzida. E não pense que essa distração será porque não estão interessados no assunto ou entediados, mas pelo simples fato de ser muito conteúdo para absorver. Quanto mais longa a reunião, mais energia será necessária para pensar, questionar e desenvolver novas ideias. Ter reuniões curtas é essencial para proporcionar encontros produtivos e eficientes. É frequente em meio a reunião, o assunto se estender, porém seja rigoroso em manter esse tempo de duração.

Caso precise de um tempo mais extenso, tratando de assuntos especiais, não ultrapasse 50min de duração, e nunca marque mais de 1h de reunião, os integrantes gostam quando percebem que os lideres entendem que elas têm outras tarefas a desenvolver, e que não podem passar horas dedicando-se a reunir.


11- NÃO SE ESQUEÇA DO Q&A


Mais conhecido como “questions and answers” em português perguntas e respostas, essa é uma dinâmica muito eficaz que é aplicada no fim de toda reunião, são alguns minutos antes do termino, que o líder deixa livre para os participantes levantarem alguns questionamentos e poderem esclarecer melhor sobre o tema.

Esse momento é considerado importante também, porque ele é uma espécie de termômetro, para medir se os participantes entenderam o tema, se o tema despertou insights interessantes através da apresentação, e se a apresentação foi clara com o proposito e foco.


12- FAÇA O ACOMPANHAMENTO


A arte de acompanhar os resultados deveria ser uma parte vital de todo profissional, e isso faz muito sentido no contexto das reuniões.

Quem já participou de uma reunião, desenvolveu sobre o tema discutido, viu metas serem traçadas, e logo após a finalização da mesma o objetivo se perdeu?

Isso é mais comum do que você pensa, por isso é necessário documentar tudo, quem será encarregado de cada tarefa, qual a data de retorno com os resultados, e sair da reunião já com uma próxima data para colher os resultados.

Com esses passos com certeza suas reuniões ficarão mais dinâmicas, você nunca mais perderá horas organizando como apresentará, como participante você entenderá melhor a dinâmica do que está sendo tratado e agregará para a dinâmica ser mais rica e consequentemente você se destacará.

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